Musí všetko prejsť cez vás? Ako uvoľniť ruky vedeniu a zrýchliť firmu

Obchod má pripravenú ponuku. Realizačný tím overil kapacitu a klient chce potvrdiť termín. Zostáva schváliť drobnú úpravu ceny. Lenže človek, ktorý ju môže odsúhlasiť, má celý deň rokovania. Ponuka tak čaká, hoci by ju tím dokázal dokončiť za niekoľko minút.

Podobné situácie môžu vznikať pri zmene rozsahu zákazky, nákupe bežného vybavenia alebo riešení reklamácie. Jednotlivo pôsobia nenápadne. Keď sa však každé takéto rozhodnutie vracia k majiteľovi alebo riaditeľovi, práca čaká, kým si na ňu nájde čas. Vedenie potom trávi deň odpovedaním na otázky a dôležité úlohy pre rozvoj firmy odkladá na večer.

Ako sa z vedenia stane úzke hrdlo

V menšej firme je prirodzené, že zakladateľ pozná všetkých klientov, sleduje ceny a rozhoduje o výnimkách. S rastom pribúdajú zákazky aj ľudia, pôvodný spôsob schvaľovania však môže zostať rovnaký. Rozhodnutí je viac, času jedného človeka rovnako.

Závislosť od vedenia pritom nemusí vznikať len neochotou delegovať. Tím často nemá jasno v tom, o čom smie rozhodnúť sám. Nepozná hranicu prijateľnej zľavy, nemá prehľad o ekonomike zákazky alebo nemá istotu, či v podobnej situácii platia rovnaké pravidlá ako naposledy. Otázka na šéfa je potom pochopiteľnou cestou, ako sa vyhnúť chybe.

Samotná výzva „buďte samostatnejší“ nestačí. Ľudia potrebujú popri zodpovednosti aj právomoc, dostupné informácie a predvídateľné pravidlá.

Ktoré rozhodnutia potrebuje urobiť vedenie a ktoré môžu zostať v tíme

Začnite tým, že si bežné rozhodnutia rozdelíte podľa ich dosahu. Vedenie bude prirodzene riešiť stratégiu, významné investície alebo záväzky, ktoré môžu zásadne ovplyvniť firmu. Opakované prevádzkové situácie však môžu mať vopred daný postup.

• Úprava ceny: obchodník môže rozhodovať v určenom rozpätí, ak dodrží pravidlá pre maržu a rozsah služby. Požiadavku mimo tohto rámca predloží na schválenie.
• Zmena termínu: zodpovedný vedúci ju môže potvrdiť po overení kapacity a dosahu na ostatné záväzky. Konflikt medzi tímami rieši s vopred určenou osobou.
• Bežný nákup: človek zodpovedný za rozpočet môže schváliť výdavok do dohodnutého limitu a na vymedzený účel. Vyšší alebo neplánovaný výdavok posúdi vedenie.

Konkrétne hranice musia zodpovedať ekonomike a rizikám vašej firmy. Dôležité je, aby ich ľudia poznali vopred a dokázali podľa nich postupovať aj vo chvíli, keď je riaditeľ nedostupný.

Ako začať: jedno rozhodnutie, jasné pravidlá, overenie v praxi

Nemusíte hneď prepisovať organizačnú štruktúru. Vyberte jednu situáciu, ktorá sa opakuje a pre ktorú vás tím pravidelne kontaktuje. Na nej si overte nasledujúci postup.

1. Zmapujte skutočné čakanie. Pri niekoľkých posledných prípadoch zistite, kedy požiadavka vznikla, kedy boli pripravené všetky podklady a kedy padlo rozhodnutie. Rozlíšite tak čakanie na schválenie od času potrebného na doplnenie informácií.
2. Určite, kto rozhoduje. Pomenujte konkrétnu rolu a jej zástupcu. Zároveň si ujasnite, kedy má človek rozhodnúť samostatne, kedy potrebuje konzultáciu a kedy musí požiadať o schválenie.
3. Dohodnite hranice a podklady. Spíšte stručné pravidlo: za akých podmienok možno rozhodnutie urobiť a aké informácie musia byť na jeho prijatie dostupné. Ak sú podklady len v hlave majiteľa, samotné odovzdanie právomoci prácu neuvoľní.
4. Nastavte postup pre výnimky. Tím má vedieť, na koho sa obrátiť, ak situácia presahuje jeho právomoc, a kto zastúpi nedostupného schvaľovateľa. Pri časovo citlivých požiadavkách si dohodnite aj lehotu na reakciu.
5. Vyhodnoťte prvé prípady. Po dohodnutom skúšobnom období si rozhodnutia spoločne prejdite. Zistite, kde pravidlo fungovalo, kde chýbali informácie a čo treba spresniť.

Pravidlá by mali byť dostupné tam, kde tím bežne pracuje. Krátky a zrozumiteľný postup pre konkrétnu situáciu má väčšiu šancu na využitie než rozsiahla smernica, v ktorej ľudia nedokážu rýchlo nájsť odpoveď.

Ako spoznať, že sa firme skutočne uľavilo

Menej správ v telefóne je príjemný signál, pri vyhodnocovaní zmeny však sledujte aj priebeh práce a kvalitu rozhodnutí. Pri vybranom postupe porovnajte stav pred zmenou a po nej:

• Ako dlho čaká úplná požiadavka na rozhodnutie?
• Koľko bežných prípadov stále vyžaduje zásah vedenia?
• Koľko rozhodnutí treba neskôr opravovať a z akého dôvodu?
• Dodržiavajú sa dohodnuté hranice pre cenu, rozpočet alebo termín?

Ak sa rozhodovanie zrýchli, ale pribúdajú opravy alebo sa zhoršuje ekonomika zákaziek, treba upraviť pravidlá či podklady a doplniť podporu tímu. Cieľom je, aby firma dokázala bežné situácie riešiť včas a vedenie malo prehľad o tých, ktoré si jeho pozornosť skutočne vyžadujú.

Uvoľnite vedenie pre prácu, ktorá posúva firmu

Čakanie na schválenie môže byť jednou z prekážok, ktoré spomaľujú celú zákazku. Ak sa k nemu pridávajú nejasné nadväznosti medzi tímami, vracanie podkladov alebo opakované dohľadávanie informácií, oplatí sa pozrieť na priebeh práce od začiatku do konca.

Služba FlowKick pomáha zmapovať, ako práca vo firme skutočne prebieha, zistiť, kde sa stráca čas a kapacita, a navrhnúť a overiť konkrétne zmeny. Ako môže sprehľadnenie zodpovedností a nadväzností pomôcť v praxi, ukazuje prípadová štúdia advokátskej kancelárie eLegal.

Musí aj vo vašej firme príliš veľa rozhodnutí prejsť cez jedného človeka? Dohodnite si nezáväznú úvodnú konzultáciu. Spoločne sa pozrieme, kde práca čaká na vedenie a aký priestor na zlepšenie má zmysel preveriť.